Niet alleen de personeelsafdeling, maar het hele bedrijf zou baat moeten hebben bij HRM-software. Employee self service draagt hieraan bij door werknemers meer zelfstandigheid te geven op het gebied van personeelsadministratie. Maar wat levert die self service eigenlijk op? En waar moeten bedrijven op letten bij de selectie van software voor employee self service?
Inhoudsopgave
- Invloed ESS op bedrijven
- Voordelen
- Kosten ESS-portaal
- Software selecteren
- Trends
Wat betekent employee self service en wat hebben bedrijven hier aan?
Software voor Employee Self Service biedt medewerkers de mogelijkheid om eigen persoonlijke informatie waarover de werkgever beschikt in te zien en aan te passen. Het gaat daarbij niet uitsluitend om persoonlijke informatie, maar ook om gegevens met betrekking tot het (verzette) werk zelf. Via een portaal voor ESS kunnen werknemers aanpassingen direct doorvoeren in het HRM-systeem. Zo behoren minder efficiënte werkwijzen zoals het doorgeven van gewerkte uren en verlofaanvragen aan de HR-dienst per e-mail tot het verleden.
Voor sommige bedrijven is het voldoende dat werknemers via het medewerkersportaal persoonlijke gegevens kunnen aanpassen, verlof kunnen aanvragen en salarisstroken kunnen inzien. Andere bedrijven stellen strengere eisen aan ESS. Voor dit soort organisaties bestaan er meer geavanceerde mogelijkheden om aan de eisen te voldoen. In de HRM Wijzerworden deze functionaliteiten geanalyseerd en wordt uitgelegd wat bedrijven eraan kunnen hebben.
Wat zijn de voordelen van Employee Self Service?
De voordelen van het gebruik van de software gelden niet alleen voor de werknemer. De hele organisatie zou er profijt van moeten hebben. Er bestaan verschillende concrete voordelen, maar de belangrijkste zijn:
Verhogen van de administratieve efficiëntie
De stand van de techniek op het gebied van Employee Self Service is inmiddels zo ver gevorderd dat administratieve lasten en kosten flink kunnen worden verlaagd. Werknemers beschikken in real-time over alle informatie, waarmee het aantal aanvragen bij de personeelsafdeling flink kan worden verminderd. Verbeterde efficiëntie kan al snel een behoorlijke kostenbesparing met zich meebrengen. De toegang van de medewerker tot informatie is daarbij cruciaal. Als een werknemer een vrije dag wil aanvragen, kan via de portal voor medewerkers de planning worden geraadpleegd. Zo kan er vooraf worden bekeken of er op een specifieke datum ruimte is voor verlof. De volgende video geeft een uitleg van de functionaliteiten van Employee Self Service (duur: 2 min, taal: Engels).
Verlagen van de kosten
Het uitvoeren en registreren van administratieve handelingen op het gebied van personeelszaken kost veel tijd. Alleen al het uitvoeren van een verlofadministratie kost een bedrijf gemiddeld 2 uur per medewerker per jaar. Ook aparte lijstjes of Excel-bestanden voor de vakantieplanning worden met software overbodig. Medewerkers op de financiële afdeling kunnen voortaan zelf bij informatie over bijvoorbeeld het aantal verlofuren dat nog openstaat. Hoe meer medewerkers een bedrijf telt, hoe meer tijd en dus kosten er met een ESS-systeem kan worden bespaard. De manier waarop het beste de ROI kan worden bepaald wordt uitgelegd in de HRM Wijzer.
Grotere tevredenheid onder personeel
Het feit dat werknemers toegang hebben tot hun informatie zorgt voor minder frustratie bij het wachten op een antwoord van de personeelsafdeling. Als medewerkers ook de mogelijkheid hebben om eigen informatie aan te passen, kan het aantal fouten in gegevens flink afnemen. Als bijvoorbeeld zelf gegevens over ziekteverzuim kunnen worden ingevoerd, ontstaat er minder verwarring over het moment waarop de desbetreffende medewerker weer aan het werk gaat.
Meer betrokkenheid van medewerkers
Een portaal voor ESS kan de aanvaarding van een (nieuw) HRM-systeem in een bedrijf positief beïnvloeden. Vooral de personeelsafdeling zal erg blij zijn met de vergaande automatisering en de vlotte samenwerking met de eigen medewerkers. Werknemers op hun beurt krijgen te maken met een meer transparante personeelsadministratie en eenvoudig te raadplegen profiel.
Voorwaarde voor dit voordeel is wel dat ook het portaal zelf positief onthaald wordt. Dit is in de praktijk niet altijd het geval. Een bedrijf kan zelf wel wat doen om de betrokkenheid te vergroten. Iets dat ook voor andere software geldt, is dat open communicatie over het HRM-project de kans van slagen sterk doet toenemen.
Naast open interne communicatie bestaan er andere manieren om ervoor te zorgen dat de software uiteindelijk ook echt door iedereen gebruikt gaat worden. Tips om dit voor elkaar te krijgen vindt u in de HRM Wijzer.
De kosten van een portaal voor Employee Self Service
Software voor Employee Self Service wordt meestal aangeboden in de vorm van een module binnen een breder HRM-softwarepakket. De prijs hangt sterk af van het type implementatie: on-premise of in de cloud. De prijzen van een pakket in de cloud beginnen vanaf ongeveer 10 euro per maand en kunnen oplopen tot een paar honderd euro. Of de prijs wordt berekend per gebruiker of per medewerker hangt af van het gekozen business model. De businessmodellen van leveranciers en fabrikanten wijken nogal van elkaar af. Een vergelijking van de meest gangbare HRM-pakketten met een module voor ESS vindt u in de HRM Wijzer. Daarin is ook een kostenoverzicht opgenomen.
Hoe selecteert een bedrijf software voor Employee Self Service?
Een portaal voor Employee Self Service kan een bedrijf heel wat voordelen opleveren, maar niet elke software is hetzelfde. Naargelang de exacte eisen en de situatie binnen het bedrijf zal er dan ook voor andere software of een andere indeling gekozen worden. Hier volgen een aantal aspecten waar rekening mee gehouden moet worden bij de selectie van goede opties voor Employee Self Service.
Definiëring van de functionaliteiten
Als een organisatie begint met het selectietraject, kan het beste eerst worden bepaald welke functionaliteiten er precies nodig zijn. De meest eenvoudig software is in feite niets anders dan een ‘read-only’ versie van persoonlijke gegevens van de medewerker. Het enige dat een werknemer kan, is het doorgeven van wijzigingen aan de HR-afdeling. Het wordt al interessanter voor een bedrijf als de medewerker, zoals al eerder beschreven in de tekst, de informatie ook zelf kan wijzigen en aanvullen. De allernieuwste software biedt personeel daarnaast de mogelijkheid om een eigen carrièrepad te plannen en informatie over behaalde certificaten en diploma’s (opleiding) toe te voegen. Deze informatie vormt de basis voor een andere functionaliteit van HRM-software: die van talentmanagement.
Tip! Veel bedrijven weten in eerste instantie niet honderd procent zeker welke functionaliteiten het portaal voor ESS, of het HRM-pakket op zich, moeten hebben. Daarom heeft het kenniscentrum het HRM Functionaliteitenoverzicht opgesteld. Hierin staan alle mogelijkheden op een rijtje, en kunnen bedrijven aanduiden welke ze nodig hebben.
Beoordeling van het gebruiksgemak
Software voor Employee Self Service is, zoals de naam al verraadt, software waarbij een hoge mate van betrokkenheid van de werknemer komt kijken. Bij dit soort software is het aspect gebruiksgemak van cruciaal belang. Hoewel de meeste werknemers tegenwoordig redelijk gevorderde computergebruikers zijn, moet ESS software zoveel mogelijk aansluiten bij de bekende interfaces (zoals die van social media). Een medewerker moet in korte tijd door hebben hoe de software werkt. Is dit niet het geval, dan zal het gebruik van de software worden vermeden. Er zal dan voor elke administratieve handeling alsnog een beroep worden gedaan op HR-personeel. Ook voor medewerkers op de HR-afdeling moet de software eenvoudig in gebruik zijn, omdat zij anders op hun beurt weer de IT-afdeling zullen belasten.
Er bestaat geen ideale interface. In elk bedrijf zullen de voorkeuren erg verschillen. In een organisatie waar er al een ERP-systeem van een bepaald merk gebruikt wordt, zal het personeel misschien vragen om een gelijkaardige interface voor het HR-pakket. In andere bedrijven willen medewerkers dan misschien eerder een interface gelijkaardig aan het bekende Office-pakket.
Verschuiving van taken evalueren
Hoe meer medewerkers HR-taken zelf administreren via de software, des te meer kan er worden bespaard op HR-personeel. Tenminste, dit is wat vaak wordt verondersteld. De praktijk blijkt weerbarstiger. Sommige leveranciers van software hebben het over een besparing op HR-personeel van zo’n 20%. In de praktijk blijkt dat als een bedrijf meer technologie implementeert, er ook meer resources op de HR-afdeling nodig zijn. Dit heeft te maken met een verschuiving van de taken op de personeelsafdeling. Voorafgaand aan de implementatie waren dit vooral administratieve basishandelingen. Na de implementatie houdt HR-personeel zich meer bezig met ondersteuning bij wat complexere HR-taken (zoals talentmanagement). HR wordt door steeds meer bedrijven ingezet als strategisch middel waarmee concurrentieslagen kunnen worden gewonnen. De keuze voor bepaalde software zal in dit opzicht dus ook afhangen van welke bedrijfsdoelen er precies gesteld worden. In de HRM Wijzer 2024staat meer informatie over hoe bedrijven HRM-software inpassen in hun bedrijfsstrategie.
Trends op het gebied van ESS
In 2018 was er een toename van het aantal bedrijven dat in Employee Self Service en andere ‘niet-traditionele’ vormen van human resource management investeerder. En de trend lijkt zich voort te zetten. Werknemers verwachten tegenwoordig veel flexibiliteit van de werkgever. Ze willen niet gemanaged worden door een leidinggevende, maar juist ondersteund bij de ontplooiing van hun mogelijkheden. Daar past ook bij dat ze zelf meer controle hebben over administratieve handelingen die vroeger alleen waren voorbehouden aan de personeelsafdeling. De noodzaak daartoe wordt ook groter omdat bedrijven steeds vaker overgaan op flexibele werktijden en -plekken.
De trend van HRM-functionaliteiten in de cloud zet zich ook verder door. De software wordt daarbij niet geïnstalleerd op de servers van het bedrijf zelf, maar wordt gehost in een extern datacenter. Dit heeft als grote voordeel dat ook op afstand kan worden ingelogd op het systeem, zodat bijvoorbeeld vakantiedagen vanuit huis kunnen worden aangevraagd.
Ten slotte is er ook een tendens om het medewerkersportaal te gebruiken als toegangspoort naar andere manieren van samenwerken. Op verzoek van bedrijven bieden meer en meer leveranciers portalen aan die traditionele ESS combineren met een soort online sociaal netwerk op bedrijfsniveau. In dit geval kunnen werknemers via het portaal (afhankelijk van autorisaties) collega’s met de juiste vaardigheden of verantwoordelijkheden opzoeken, of bijvoorbeeld de cases en klanten van (ex-)collega’s raadplegen. Door hun bredere invulling neigen deze minder traditionele vormen van ESS al snel een functionele overlap te vertonen met systemen voor documentbeheer of Enterprise Resource Planning. In de HRM Wijzervinden oriënterende projectleiders een overzicht van pakketten die goed afgestemd zijn op een integratie met andere bedrijfssoftware.
- Manager Self Service
- Trend: applicant tracking system
- Licentiemodellen van HRM-pakketten met Self Service
- Verschillende HRM-leveranciers
