Employee Self-Service (2025)

Employee Self-Service (kurz ESS, auch häufig Mitarbeiterportal genannt) ist eine webbasierte Anwendung, die in den meisten modernen Personalinformationssystemen (HRIS) verfügbar ist. ESS ermöglicht es den Mitarbeitern, sich um viele verschiedene personal- und arbeitsbezogene Aufgaben eigenständig zu kümmern, die sonst vom Personalwesen oder Management erledigt werden müssten. Employee Self-Service kann somit vielen Unternehmen helfen, Arbeitsstunden einzusparen und die Effizienz zu steigern.

ESS ist ein Self-Service-Portal, auf das alle Ihre Mitarbeiter Zugriff haben – nicht nur die Personalsachbearbeiter. Die Mitarbeiter können auf ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung, Terminpläne und Informationen zu Sozialleistungen zugreifen, ihre eigenen Daten aktualisieren und vieles mehr.

Warum Employee Self-Service?

In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt für Mitarbeitertalente trägt die Technologie von ESS-Anwendungen dazu bei, eine positive Arbeitskultur zu schaffen und Talente zu binden, indem sie den Arbeitnehmern direkte Kontrolle über ihre Beschäftigungsinformationen gibt.

Mitarbeiterportale werden mehr und mehr auf Social-Media-ähnlichen Plattformen für den mobilen Einsatz optimiert und sind oft Teil größerer Strategien zur Mitarbeiterbindung, die Wellnessprogramme, Anerkennung, Lernmanagementsysteme und organisationsweite soziale Aktivitäten umfassen können.

Auf ESS verfügbare Informationen für Mitarbeiter

Es gibt viele verschiedene Arten von Informationen, die Arbeitgeber über das ESS zugänglich machen können. Hier sind einige Beispiele:

• Persönliche Informationen, einschließlich Kontaktinformationen. Arbeitnehmer können das Portal in der Regel nutzen, um Dinge wie ihre Postanschrift oder Telefonnummer zu aktualisieren.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, einschließlich früherer Lohnabrechnungen, Angaben zur Steuereinbehaltung, aufgelaufener Urlaubszeit und ähnliches. Einige Systeme ermöglichen es Mitarbeitern, Änderungen zu beantragen, wie z. B. Änderungen des Steuerabzugs oder der Direkteinzahlung.
• Zeiterfassungsprotokolle. Mitarbeiter, die geleistete Arbeitsstunden verfolgen, können sie in der Regel hier einsehen. Einige Systeme ermöglichen es Mitarbeitern auch, das Portal zu nutzen, um PTO- oder andere Urlaubsanträge einzureichen.
• Unternehmensrichtlinien und -verfahren und/oder das vollständige Unternehmenshandbuch.
• Details zu den Sozialleistungen, einschließlich der Möglichkeit, sich in einigen Fällen direkt über das Portal für bestimmte Arten von Sozialleistungsprogrammen anzumelden.
• Es könnten auch Mitarbeiterentwicklungspläne einbezogen werden.
• Mitarbeiter- oder Reisekosten und -erstattungen (und deren Verfolgung) können einbezogen werden.

Vorteile der Nutzung von ESS

Den Mitarbeitern über ein ESS-Mitarbeiterportal den direkten Zugriff auf die oben genannten Informationen zu ermöglichen. Der erste Vorteil besteht darin, dass die HR-Fachleute diese Dinge nicht mehr bei jeder Mitarbeiteranfrage manuell nachschlagen müssen. Es gibt auch noch andere Vorteile:

• Wenn Mitarbeiter direkten Zugang haben, bedeutet das, dass sie die Informationen eher eigenständig überprüfen und fehlende oder fehlerhafte Angaben korrigieren können.
• Mitarbeiterportale können so angepasst werden, dass Daten aus verschiedenen Quellen abgerufen werden können. So haben die Mitarbeiter einen „One-Stop-Shop“, wo sie Informationen zur Gehaltsabrechnung, Richtlinien, Entwicklungen, Schulungen und vieles mehr an einem Ort finden.
• Die Mitarbeiter sind zufriedener mit ihrer Arbeit, wenn sie das Gefühl haben, mehr Kontrolle und einfachen Zugang zu diesen Informationen zu haben.
• Die Mitarbeiter können jederzeit auf das System zugreifen, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand zur Verfügung steht. Selbst wenn ihre Anfrage schließlich Unterstützung erfordert, können sie den ersten Schritt nach Belieben erledigen.
• ESS-Anwendungen sind ein Weg zum berühmten „Papierlosen Büro“: Wenn Arbeitnehmer direkten Zugang zum Ausdrucken ihrer eigenen Unterlagen erhalten, können die Kosten für den Arbeitgeber gesenkt werden. Denn so drucken nur Mitarbeiter, die wirklich Papierkopien benötigen, diese auch aus. So sparen Sie Druck- und Verteilungskosten spart.

Nachteile der Nutzung von ESS

Natürlich gibt es auch einige potenzielle Nachteile bei der Nutzung der ESS.

• Eine wirkliche Integration mehrerer Plattformen, wie oben beschrieben, könnte eine technologische Herausforderung darstellen. Insbesondere, wenn die Informationen alle von unterschiedlichen Standorten stammen.
• Bei der Einführung eines ESS müssen die Mitarbeiter entsprechend mit der Anwendung vertraut gemacht und geschult werden. Auch wenn die einzelnen Abschnitte der ESS-Lösung relativ leicht verständlich sind, kann eine Schulung bei so vielen verschiedenen Aspekten des Systems durchaus intensiver sein als bei anderen Arten von Software.
• Alle Systeme müssen gewartet werden. Dies gilt immer, aber mehr denn je, wenn die Mitarbeiter zu jeder Zeit 100 %-genaue und aktualisierte Informationen erwarten. Dies kann zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeuten.

ESS: Ein wichtiger Teil Ihres Personalinformationssystems

Unternehmenskulturen entwickeln sich rasend schnell – und mit Ihnen müssen sich auch die HR-Systeme weiterentwickeln. Es hat lange gedauert, bis sich HR-Systeme von dem jahrzehntelang üblichen manuellen Arbeiten gelöst haben. Mit der Einführung von Employee Self-Services macht die HR-Landschaft rasche Fortschritte in Richtung eines logischeren und effizienteren Systems. Sie haben noch offene Fragen zu den Mehrwerten und Herausforderungen im Zusammenhang mit ESS-Systemen? Kontaktieren Sie uns gerne!

FAQ

Was sind Employee Self-Services?

Unter Employee Self-Services (ESS) versteht man ein Self-Service-Portal, auf das Ihre gesamte Belegschaft zugreifen kann. Mit ESS sind Ihre Mitarbeitenden in der Lage, eigene Daten zu bearbeiten, sodass Ihrer Personalabteilung viel Arbeit genommen werden kann.

Was sind Vorteile von ESS?

ESS bringen Ihnen folgende Vorteile:

• Eigenständige Überprüfen von Mitarbeitenden
• Individualisierbarkeit des Mitarbeiterportals
• Schnellere Abwicklung von Genehmigungen
• Weniger Papierkram

Was sind Nachteile von ESS?

ESS kann Ihnen jedoch auch diese Nachteile bringen:

• Die Integration mehrerer Plattformen kann eine technische Herausforderung darstellen.
• Mitarbeitende müssen zunächst in ESS geschult werden.
• Systeme müssen stets gewartet werden.